LA CIRCULAR

Es un documento que dirige una autoridad a todos o parte de sus subalternos simultáneamente, para darles a conocer disposiciones o diferentes asuntos internos para que cumplan a cabalidad. El tema o mensaje interesa a todos los integrantes de una dependencia.

PARTES DE LA CIRCULAR

•  NUMERACIÓN: Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

•  FECHA: Se escribe el día, mes y año.

•  DESTINATARIO: Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

•  ASUNTO: Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

• TEXTO: Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

• DESPEDIDA: Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

• FIRMA Y CARGO: La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.

Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

• INICIALES: Se coloca al lado izquierdo del documento.

EJEMPLO DE CIRCULAR:

LA CONSTANCIA

 Es un documento complementario del certificado en la cual como su nombre lo dice se hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en actividades en plena realización, aún no terminadas.

También se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier especie de valor.

Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se está en laborando; constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios; constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.

La constancia se usa en las instituciones tanto públicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, a propósito, para cada caso. (Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).

 

PARTES DE LA CONSTANCIA:

• MEMBRETE: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
• TITULO DEL DOCUMENTO: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
• TEXTO: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora.
• LUGAR Y FECHA: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
• LA FIRMA: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.
• EL SELLO: impresión que se estampa en el documento.

EJEMPLO DE CONSTANCIA:

EL MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. regionales, nacionales, o internacionales.

PARTES DE UN MEMORANDO:

• Membrete. Contiene los datos de identificación de la empresa: Logotipo, razón social, nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere. 
• Denominación del documento Se escribe de dos a tres interlineas del margen superior la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida y centrada.
• Número Es consecutivo y puede antecederse el código de la dependencia. Se escribe de dos a tres interlineas de la palabra MEMORANDO.
• Fecha En orden de día, mes y año, se escribe de dos a tres interlineas del número.
• Encabezamiento – La preposición PARA se escribe a tres interlineas de la fecha en  mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del destinatario  con mayúscula inicial.. – La preposición DE se escribe a dos interlineas de la palabra PARA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.– El vocablo ASUNTO se escribe a dos interlineas de la preposición DE, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.  Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
• TEXTO
• DESPEDIDA
• REMITENTE
• ANEXO 
• TRANSCRIPTOR

EJEMPLO DE MEMORANDO:

EL ACTA

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.

Partes del acta

• MEMBRETE: va la dirección, nombre de la empresa, teléfonos, nit, fax, pagina web y logotipo.
• TITULO: es el nombre de la reunión. por ejemplo: REUNIÓN PRESIDENCIAL 
• NUMERO: toda acta debe llevar un numero, para el control. por ejemplo: acta # 01
• FECHA: va el lugar, día, mes y año en que se elabora el acta. ejemplo: Bucaramanga, 31 de Julio de 2014.
• HORA: se debe registrar la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión. ejemplo: De las 9:30 am a las 10:30 am.
•  LUGAR: es el sitio donde se llevará a cabo la reunión. ejemplo: Palacio de Justicia.
• ASISTENTES: se debe registrar las personas que asistieron, a la reunión, cada uno con su cargo y en orden. ejemplo: Presidente Juan Manuel Santos, Gobernador de santander Richart Aguilar.                 "si son muchos los asistentes se escriben seguidos y separados por (,) coma, si son pocos se pueden registrar de manera de lista uno debajo del otro"
• AUSENTES: se registran las personas que fueron convocadas a la reunión y no asistieron tengan o no la excusa.
• ORDEN DEL DIA: se registran los temas a tratar en la reunión en orden de importancia. ejemplo:        - Sequia en santander.                                                                                                                        - Ahorro de agua.
• DESARROLLO: se toma punto por punto del orden del día y se toma nota de quienes participaron y a que acuerdos se lleva cada punto.
• CONVOCATORIA: se registra la fecha y la hora de la próxima reunión.
• FIRMAS: todos los asistentes deben firmar el acta, debe llevar el nombre completo el cargo y la firma y en orden de importancia.

EJEMPLO DE ACTA:

BIENVENIDOS!!

Hola, en este blog podrás encontrar todo sobre técnicas de oficina, espero que te sirva para tus tareas encontraras la definición, las partes y ejemplos de cada cartas o documentos.

ESPERO QUE ME SIGAS Y QUE TE GUSTE!!